• เลือกเมนูใบขอซื้อ จากนั้นกดปุ่มสร้างใหม่ ที่มุมขวาบน
• เลือกเมนูคำขอการฝ่ายผลิต จากนั้นกดเข้าไปในรายการคำขอที่ต้องการซื้อวัสดุ ที่เมนูด้านบนกดปุ่มดำเนินการเอกสาร เลือกใบขอซื้อ

• ส่วนหัว
• รายการวัสดุ
  • สำหรับแต่ละรายการ มีข้อมูลเพิ่มเติมที่จำเป็นต้องกรอกดังนี้:
  • รหัสงบประมาณที่ใช้
  • การคิดภาษี
• ข้อมูลเพิ่มเติม
• เงื่อนไขการชำระเงิน
• สรุปข้อมูล
• บันทึกเอกสาร
• เอกสารแนบ
• คำอธิบาย
• การอนุมัติ

ขั้นตอน 1: แก้ไขข้อมูลส่วนหัวโดยกดปุ่มรูปดินสอที่มุมขวาบน จะเปิดหน้าต่างใหม่เพื่อให้แก้ไขและกรอกข้อมูล โดยมีข้อมูลที่ต้องการดังต่อไปนี้:

• ชื่อผู้จำหน่าย: เลือกผู้จำหน่ายวัสดุที่ต้องการ
• สกุลเงิน: เลือกสกุลเงินของการสั่งซื้อ โดยค่าตั้งต้นจะใช้สกุลเงินท้องถิ่น
• วันที่ต้องการ: ระบุวันที่ที่ต้องการวัสดุ เพื่อช่วยให้แผนกจัดซื้อจัดลำดับความสำคัญในการสั่งซื้อได้ทันตามความต้องการ
• ชื่อผู้ขอ: ชื่อผู้ที่ต้องการวัสดุ โดยค่าตั้งต้นจะใช้ชื่อผู้สร้างใบขอซื้อ
• คำอธิบาย: กรอกคำอธิบายเพิ่มเติมเพื่อช่วยในการสั่งซื้อ

ขั้นตอน 2: หลังจากกรอกข้อมูลที่จำเป็นเรียบร้อยแล้ว กดปุ่มยืนยัน เพื่อบันทึกข้อมูลและปิดหน้าต่างนี้

• รายการวัสดุ: เพิ่ม /แก้ไข วัสดุที่ต้องการ
  • สำหรับแต่ละรายการ มีข้อมูลเพิ่มเติมที่จำเป็นต้องกรอกดังนี้:
  • รหัสงบประมาณ: ข้อมูลสำหรับบัญชี กรอกข้อมูล Budget Code และ Cost Center
  • การคิดภาษี: ข้อมูลสำหรับภาษี เลือกการคิดภาษีที่ใช้สำหรับการสั่งซื้อ

ขั้นตอน 1: เพิ่มรายการวัสดุ: สามารถเพิ่มวัสดุใหม่โดยวิธีการดังนี้

• ใช้เครื่องอ่าน Barcode หรือ QR code เพื่อเพิ่มวัสดุนั้นในรายการ
• กรอกเลข รหัสวัสดุ ในกล่องข้อความ “Barcode / Id…” แล้วกดปุ่ม+ เพื่อเพิ่มวัสดุนั้นในรายการ
• กดปุ่ม+ โดยตรง จากนั้นเลือกชนิดของวัสดุ จะเปิดหน้าต่างค้นหา เพื่อให้ค้นหาและเลือกวัสดุที่ต้องการเพิ่มในรายการ

ขั้นตอน 2: กรอกรายละเอียดวัสดุ: หลังจากเพิ่มวัสดุในรายการแล้ว สามารถกดปุ่มแก้ไข รูปดินสอที่ปรากฎในวัสดุนั้น จะเปิดหน้าต่างใหม่ให้กรอกหรือแก้ไขข้อมูลตามรายละเอียดด้านล่าง:

• จำนวน, ราคา, ส่วนลด, ภาษี
• คำอธิบาย, เลขที่อ้างอิง, อื่นๆ
• หลังจากแก้ไขข้อมูลเสร็จสิ้น กดปุ่มยืนยัน เพื่อบันทึกข้อมูลและปิดหน้าต่างลง

ขั้นตอน 3: กรอกข้อมูลรหัสงบประมาณ โดยกดปุ่ม… จะแสดงเมนูขึ้นมาให้เลือก กดรหัสงบประมาณ จะเปิดหน้าต่างใหม่ให้ผู้ใช้งานกรอกข้อมูล Budget ตามรายละเอียดด้านล่าง:

• กดปุ่มเพิ่มข้อมูล ที่มุมขวาบน เพื่อเพิ่มข้อมูลงบประมาณเลือกข้อมูล Budget Code, Cost Center และเปอร์เซ็นต์ที่ใช้จากงบประมาณนี้
• หากใช้งบประมาณมากกว่าหนึ่ง ให้ทำซ้ำขั้นตอนด้านบนโดยเปลี่ยน Budget Code, Cost Center และเปอร์เซ็นต์ที่ต้องการ
• โดยรวมทุกงบประมาณแล้วต้องไม่เกิน 100
• หลังจากกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้วกดปุ่ม ยืนยัน เพื่อปิดหน้าต่างลง

ขั้นตอน 4: กรอกข้อมูลการคิดภาษี โดยกดปุ่ม… จะแสดงเมนูขึ้นมาให้เลือก กด การคิดภาษี จะเปิดหน้าต่างใหม่ให้เลือกการคิดภาษีตามรายละเอียดด้านล่าง:

• เลือกแบบชำระภาษีที่เหมาะสมสำหรับรายการนั้น
• กดปุ่ม คำนวนภาษี ระบบจะคำนวนตัวเลขภาษีแล้วแสดงผลลัพธ์บนหน้าจอ
• แทนที่การกดปุ่ม … แล้วมากรอกข้อมูลที่หน้าจอ Tax Breakup ผู้ใช้งานสามารถเลือกแบบภาษีได้ในขั้นตอนที่2 กรอกรายละเอียดวัสดุ

ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1, 2, 3 และ 4 ทุกวัสดุที่อยู่ในรายการ

ขั้นตอน 1: แก้ไขข้อมูลเงื่อนไขการชำระเงินโดยกดปุ่มรูปดินสอที่มุมขวาบน จะเปิดหน้าต่างใหม่เพื่อให้แก้ไขและกรอกข้อมูล โดยมีข้อมูลที่ต้องการดังนี้:

• เงื่อนไขการชำระเงิน, วิธีการชำระเงิน, ระยะเวลาเครดิต และวันที่ชำระเงิน
• หลังจากกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้วกดปุ่ม ยืนยัน เพื่อปิดหน้าต่างลง

ในส่วนนี้จะแสดงข้อมูลหลักดังนี้

• ค่า: ค่ารวมของธุรกรรม, การคำนวนภาษี, ส่วนลด, รวมเงินที่ชำระ
• เลขอ้างอิงธุรกรรม: เลขที่เอกสาร, รหัสเอกสาร, วันที่สร้างเอกสาร, สกุลเงิน, งบประมาณที่ใช้, หรือเลขที่อ้างอิงอื่นๆ ที่ธุรกรรมนี้อ้างอิงถึง
• สถานะเอกสาร, สถานะขั้นตอน

หลังจากดำเนินการทุกอย่างเสร็จสิ้นแล้ว จำเป็นที่จะต้องบันทึกเอกสาร โดยกดปุ่ม บันทึกเอกสาร ที่ด้านบน ถ้าเป็นเอกสารใหม่ระบบจะสร้างและให้เลขที่เอกสารใหม่และรหัสเอกสารใหม่ สำหรับการบันทึกเอกสารเป็นครั้งแรก

ขั้นตอน 1: หลังจากบันทึกเอกสารแล้ว ให้กดปุ่ม + ที่มุมขวาในส่วนของเอกสารแนบ จะเปิดหน้าต่างใหม่ให้เพิ่มเอกสารที่จะแนบ ผู้ใช้งานสามารถกดปุ่ม เลือกเอกสาร เพื่อหาเอกสารจากแฟ้มในเครื่องหรือย่อหน้าต่างแล้วลากเอกสารมาปล่อยที่หน้าต่างในบริเวณที่เขียนว่า “ลากแล้ววาง” ชื่อเอกสารแนบจะแสดงบนหน้าต่างหลังการโหลดข้อมูล

ขั้นตอน 2: หลังจากเพิ่มเอกสารแนบแล้วกดปุ่ม ยืนยัน เพื่อปิดหน้าต่างลง

ข้อสังเกตุ:

• สามารถเพิ่มเอกสารแนบได้หลังจากทำการบันทึกเอกสารแล้วเท่านั้น
• สามารถแนบเอกสารได้ครั้งละหนึ่งเท่านั้น หากต้องการแนบเอกสารเพิ่มให้ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1 และ 2

ขั้นตอน 1: กรอกคำอธิบาย โดยกดปุ่ม + ที่มุมขวาในส่วนของคำอธิบาย จะเปิดหน้าต่างใหม่ให้กรอกคำอธิบาย

ขั้นตอน 2: หลังจากกรอกคำอธิบายเสร็จแล้วกดปุ่ม ยืนยัน เพื่อปิดหน้าต่างลง

ข้อสังเกตุ:

• คำอธิบายสามารถกรอกเวลาไหนก็ได้ ไม่ว่าสถานะเอกสารปิดแล้วหรือกำลังดำเนินการ
• ผู้ใช้งานสามารถเห็นคำอธิบายของทุกคนที่กรอกในเอกสาร แต่สามารถแก้ไขคำอธิบายของตนเองได้เท่านั้น ไม่สามารถแก้ไขคำอธิบายของคนอื่น

หลังจากบันทึกเอกสารเสร็จสิ้นแล้วให้กดปุ่ม ส่งอนุมัติ ที่ สถานะขั้นตอน ในส่วนของ สรุปข้อมูล สถานะขั้นตอนเอกสารจะเปลี่ยนจาก ส่งอนุมัติ เป็น รออนุมัติ ขั้นตอนการอนุมัตมีดังนี้:

• ในเมนูใบขอซื้อ เลือกแถบรอการอนุมัติ ผู้อนุมัติใบขอซื้อ คือหัวหน้าของผู้ขอซื้อตามรายชื่อในระบบ
• กดเปิดใบคำขอ ที่ต้องการดำเนินการต่อ
• เลื่อนเมาส์ไปที่ข้อมูลของสถานะการตรวจสอบ ในส่วนของสรุปข้อมูล จะแสดงเมนูขึ้นมาให้เลือก กด✔ เพื่ออนุมัติ หรือกด✘ เพื่อปฏิเสธใบคำขอ