• For Full Invoice: Click on Purchase Order Menu and then open the Purchase Order for which Invoice has to be created. Click on Document Actions and click on Invoice.
• ออกใบแจ้งหนี้ทั้งหมด: กดเมนู ใบสั่งซื้อ เลือกเลขที่ใบสั่งซื้อที่ต้องการสร้างใบแจ้งหนี้ตรวจสอบว่าสถานะอนุมัติครบแล้ว จากนั้นกดเมนู ดำเนินการเอกสาร ที่ด้านบนเลือก ใบแจ้งหนี้
• For Partial Invoice: Click on Vendor Invoice Menu and then click on Create New button, and then follow steps under Add/Edit Line Item section.
• ออกใบแจ้งหนี้บางส่วน: กดเมนู ใบแจ้งหนี้ จากนั้นกดปุ่ม สร้างใหม่ ที่มุมขวาบน แล้วทำตามขั้นตอนในส่วนของ เพิ่ม/แก้ไข รายการวัสดุ

• Header
• ส่วนหัว
• Line Items
• รายการวัสดุ
• Additional Info
• ข้อมูลเพิ่มเติม
• Payment Terms
• เงื่อนไขการชำระเงิน
• Summary
• สรุปข้อมูล
• Save Document
• บันทึกเอกสาร
• Attachment
• เอกสารแนบ
• Comments
• คำอธิบาย

Header Details are automatically added from Purchase Order. You can edit them as required.
ข้อมูลส่วนหัวถูกดึงมาโดยอัตโนมัติจากใบสั่งซื้อ แต่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ถ้าต้องการ

Line Items are automatically added from Purchase Order. You can edit them as required.
ข้อมูลรายการวัสดุถูกดึงมาโดยอัตโนมัติจากใบสั่งซื้อ แต่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ถ้าต้องการ

In case of Partial Invoice, add Line Items using the following steps:
กรณีออกใบแจ้งหนี้บางส่วน เพิ่มรายการวัสดุตามขั้นตอนดังนี้:

• In Line Items section, click on Purchase Order.
• ในส่วนของรายการวัสดุ กดปุ่มลูกศร ด้านข้างกล่องข้อความ จากนั้นเลือกใบสั่งซื้อ จะเปิดหน้าต่างใหม่ขึ้นมา
• In the From Doc ID / Code field, add the Document Id / Document Code of the PO from which Line Item(s) to be added. Then click on Get Items button.
• กรอกข้อมูลในช่อง จากเอกสารเลขที่ /รหัส โดยใช้ เลขที่เอกสาร /รหัสเอกสาร จากใบสั่งซื้อ จากนั้นกดปุ่ม ดึงข้อมูล
• A list of Line Items of that PO is displayed. Click on the checkbox of the items to be added.
• รายการวัสดุทั้งหมดในใบสั่งซื้อนั้นจะถูกดึงมาแสดง กดเลือกวัสดุที่ต้องการออกใบแจ้งหนี้
• Click on Confirm to add the selected Items.
• กดปุ่ม ยืนยัน เพื่อเพิ่มวัสดุที่เลือก

Payment Terms are automatically added from Purchase Order. You can edit them as required.
เงื่อนไขการชำระเงินถูกดึงมาโดยอัตโนมัติจากใบสั่งซื้อ แต่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ถ้าต้องการ
To Edit Payment Terms, click edit Terms. System will open a popup to edit the information of the terms. following information is required:
แก้ไขข้อมูลเงื่อนไขการชำระเงิน กดปุ่มรูปดินสอที่มุมขวาบน ระบบจะเปิดหน้าต่างใหม่เพื่อให้แก้ไขและกรอกข้อมูล โดยมีข้อมูลที่ต้องการดังนี้:

• Payment date, Credit Days, Payment Terms and Mode of Payment.
• เงื่อนไขการชำระเงิน, วิธีการชำระเงิน, ระยะเวลาเครดิต และวันที่ชำระเงิน
• After editing is done, click Confirm to close the popup.
• หลังจากกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้วกดปุ่ม ยืนยัน เพื่อปิดหน้าต่างลง

This section will show the following key information.
ในส่วนนี้จะแสดงข้อมูลหลักดังนี้

• Values: Total value of the transaction, including tax, discount, total payable.
• ค่า: ค่ารวมของธุรกรรม, การคำนวนภาษี, ส่วนลด, รวมเงินที่จ่าย
• Transaction References: Document ID, Document Code, Document Date, Currency, Budget Used, any other Reference Document that this transaction refers to.
• เลขอ้างอิงธุรกรรม: เลขที่เอกสาร, รหัสเอกสาร, วันที่สร้างเอกสาร, สกุลเงิน, งบประมาณที่ใช้, หรือเลขที่อ้างอิงอื่นๆ ที่ธุรกรรมนี้อ้างอิงถึง
• Status of the document.
• สถานะเอกสาร, สถานะขั้นตอน

After all changes are done, it is necessary to Save the Document, by clicking the button “Save Document”, If this is new Document, system will assign the Document ID and Code after it is saved for the first time.
หลังจากดำเนินการทุกอย่างเสร็จสิ้นแล้ว จำเป็นที่จะต้องบันทึกเอกสาร โดยกดปุ่ม บันทึกเอกสาร ที่ด้านบน ถ้าเป็นเอกสารใหม่ระบบจะสร้างและให้เลขที่เอกสารใหม่รวมถึงรหัสเอกสารใหม่ สำหรับการบันทึกเอกสารเป็นครั้งแรก

เอกสารแนบจะถูกดึงมาโดยอัตโนมัติจากใบสั่งซื้อ ไม่สามารถแก้ไขได้

Step 1: After the document is saved, click on Add button in the Attachment section. This will open a popup for file selection.
ขั้นตอน 1: หลังจากบันทึกเอกสารแล้ว ให้กดปุ่ม + ที่มุมขวาในส่วนของเอกสารแนบ ระบบจะเปิดหน้าต่างใหม่ให้เพิ่มเอกสารที่จะแนบ
Users can select the file to attach or drag and drop the file on the popup.
ผู้ใช้งานสามารถกดปุ่ม เลือกเอกสาร เพื่อหาเอกสารจากแฟ้มในเครื่องหรือย่อหน้าต่างแล้วลากเอกสารมาปล่อยที่หน้าต่างในบริเวณที่เขียนว่า “ลากแล้ววาง” ชื่อเอกสารแนบจะแสดงบนหน้าต่างหลังการโหลดข้อมูล
Step 2: Click confirm to close the popup.
ขั้นตอน 2: หลังจากเพิ่มเอกสารแนบแล้วกดปุ่ม ยืนยัน เพื่อปิดหน้าต่างลง

Note: Attachments can be added only after document is saved.
ข้อสังเกตุ: สามารถเพิ่มเอกสารแนบได้หลังจากทำการบันทึกเอกสารแล้วเท่านั้น
Note: At a time only one attachment can be uploaded.
ข้อสังเกตุ: สามารถแนบเอกสารได้ครั้งละหนึ่งเท่านั้น หากต้องการแนบเอกสารเพิ่มให้ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1 และ 2

To add comment click on Add button and provide the comment in the popup.
ขั้นตอน 1: กรอกคำอธิบาย โดยกดปุ่ม + ที่มุมขวาในส่วนของคำอธิบาย ระบบจะเปิดหน้าต่างใหม่ให้กรอกคำอธิบาย

ขั้นตอน 2: หลังจากกรอกคำอธิบายเสร็จแล้วกดปุ่ม ยืนยัน เพื่อปิดหน้าต่างลง

Note: Comments can be added at any time, even if the document status is pending or closed.
ข้อสังเกตุ: คำอธิบายสามารถกรอกเวลาไหนก็ได้ ไม่ว่าสถานะเอกสารปิดแล้วหรือกำลังดำเนินการ

Note: User can edit only their own comment, eg: User A cannot change comment of User B.
ข้อสังเกตุ: ผู้ใช้งานสามารถเห็นคำอธิบายของทุกคนที่กรอกในเอกสาร แต่สามารถแก้ไขคำอธิบายของตนเองได้เท่านั้น ไม่สามารถแก้ไขคำอธิบายของคนอื่น

After Document is Saved, click on Document Actions and then click on Submit to QC, to send the received items for QC.
หลังจากบันทึกเอกสารเสร็จสิ้นแล้ว ให้กดปุ่ม ดำเนินการเอกสาร ที่ด้านบนแล้วเลือก ส่งตรวจคุณภาพ เพื่อส่งรายการวัสดุที่ได้รับไปตรวจคุณภาพตามขั้นตอนต่อไป

The received items will be added in the inventory only if QC is Approved.
ชุดของวัสดุที่ได้รับมาจะถูกบันทึกเข้าคลังสินค้าหลังจากผ่านการตรวจคุณภาพแล้วเท่านั้น

If QC is Rejected, the GGRN will be closed and inventory will not be updated. In this case, a new GGRN will have to be created.
ถ้าไม่ผ่านการตรวจคุณภาพ สถานะเอกสารใบเสร็จจะเปลี่ยนเป็น ปิด และชุดของวัสดุนั้นจะไม่ถูกบันทึกในคลังสินค้า ซึ่งต้องตรวจสอบแล้วทำการสร้างใบเสร็จใหม่เพื่อส่งตรวจคุณภาพอีกครั้ง