• Click on Purchase Request Menu and then click on Create New button
• เลือกเมนู “ใบขอซื้อ” จากนั้นกดปุ่ม “สร้างใหม่” ที่มุมขวาบน

• Header
• ส่วนหัว
• Line Items
• รายการวัสดุ
  • For Each item further information that is required are as follows:
  • สำหรับแต่ละรายการ มีข้อมูลเพิ่มเติมที่จำเป็นต้องกรอกดังต่อไปนี้:
  • Budget Breakup
  • Tax Breakup
• Additional Info
• ข้อมูลเพิ่มเติม
• Payment Terms
• เงื่อนไขการชำระเงิน
• Summary
• สรุปข้อมูล
• Save Document
• บันทึกเอกสาร
• Attachment
• เอกสารแนบ
• Comments
• คำอธิบาย
• Approval
• การอนุมัติ

Step 1: Click edit Header. System will open a popup to edit the information of the header. following information is required:
ขั้นตอน 1: แก้ไขข้อมูลส่วนหัวโดยกดปุ่มรูปดินสอที่มุมขวาบน ระบบจะเปิดหน้าต่างใหม่เพื่อให้แก้ไขและกรอกข้อมูล โดยมีข้อมูลที่ต้องการดังต่อไปนี้:

• Supplier Name: Select the supplier for the item.
• ชื่อผู้จำหน่าย: เลือกผู้จำหน่ายวัสดุที่ต้องการ
• Currency: Provide the currency of the purchase, by default system will show local currency.
• สกุลเงิน: เลือกสกุลเงินของการจัดซื้อ โดยค่าตั้งต้นระบบจะใช้สกุลเงินท้องถิ่น
• Required by Date: Specify the date by when the items are required, this will help purchase department to make priority to complete your purchase.
• ต้องการ วันที่: ระบุวันที่ที่ต้องการวัสดุ เพื่อช่วยให้แผนกจัดซื้อจัดลำดับความสำคัญในการสั่งซื้อได้ทันตามความต้องการ
• Incharge User or Requested by: This is the person who wants the item, by default system will set the name of the person creating the purchase request.
• ชื่อผู้ขอ: ชื่อผู้ที่ต้องการวัสดุ โดยค่าตั้งต้นระบบจะใช้ชื่อผู้สร้างใบคำขอซื้อ
• Comments: Any comments that will help make the purchase.
• คำอธิบาย: กรอกคำอธิบายเพิ่มเติมเพื่อช่วยในการจัดซื้อ

Step 2: After the information that is required is keyed in, click on the Confirm button to close the popup.
ขั้นตอน 2: หลังจากกรอกข้อมูลที่จำเป็นเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม ยืนยัน เพื่อบันทึกข้อมูลและปิดหน้าต่างนี้

• Line Items: Add /Edit items that are required.
• รายการวัสดุ: เพิ่ม /แก้ไข วัสดุที่ต้องการ
  • For Each item further information that is required are as follows:
  • สำหรับแต่ละรายการ มีข้อมูลเพิ่มเติมที่จำเป็นต้องกรอกดังต่อไปนี้:
  • Budget Breakup: For accounting purpose, provide details of budget code and cost center.
  • Budget Breakup: ข้อมูลสำหรับบัญชี กรอกข้อมูล Budget Code และ Cost Center
  • Tax Breakup: For legal purpose, provide details of the Tax applicable for this item.
  • Tax Breakup: ข้อมูลสำหรับภาษี กรอกข้อมูลภาษีที่ต้องคิด

Step 1: Add line item: In Line item section, there are following option to add new item:
ขั้นตอน 1: เพิ่มรายการวัสดุ: สามารถเพิ่มวัสดุใหม่โดยวิธีการดังต่อไปนี้

• Scan Barcode or QR code to add item.
• ใช้เครื่องอ่าน Barcode หรือ QR code เพื่อเพิ่มวัสดุนั้นในรายการ
• Provide the Item Id in the box mentioned “Barcode / Id…” and then click the + button to add the item.
• กรอกเลข Item Id ในกล่องข้อความ “Barcode / Id…” แล้วกดปุ่ม + เพื่อเพิ่มวัสดุนั้นในรายการ
• Click + button directly, this will open search screen for users to search and select the item to add.
• กดปุ่ม + โดยตรง จากนั้นเลือกชนิดของวัสดุ จะเปิด หน้าต่างค้นหา เพื่อให้ค้นหาและเลือกวัสดุที่ต้องการเพิ่มในรายการ

Step 2: Provide item details: After the item is added, you can click on Edit button for that item, system will open a popup, and users can provide the following details:
ขั้นตอน 2: กรอกรายละเอียดวัสดุ: หลังจากเพิ่มวัสดุในรายการแล้ว สามารถกดปุ่ม แก้ไข รูปดินสอที่ปรากฎในวัสดุนั้น ระบบจะเปิดหน้าต่างใหม่ให้ผู้ใช้งานกรอกหรือแก้ไขข้อมูลตามรายละเอียดด้านล่าง:

• Quantity, Cost, Discount, Tax
• จำนวน, ราคา, ส่วนลด, ภาษี
• Comments, Reference Code, etc.
• คำอธิบาย, เลขที่อ้างอิง, อื่นๆ
• After editing is done, click Confirm to close the popup.
• หลังจากแก้ไขข้อมูลเสร็จสิ้น กดปุ่ม ยืนยัน เพื่อบันทึกข้อมูลและปิดหน้าต่างลง

Step 3: Provide Budget Breakup. Click on Action button “…” to open menu specific to the item and select the option “Budget Breakup”, a popup will open to provide budget details, and users can provide the following details:
ขั้นตอน 3: กรอกข้อมูล Budget Breakup กดปุ่ม … จะแสดงเมนูขึ้นมาให้เลือก กด Budget Breakup ระบบจะเปิดหน้าต่างใหม่ให้ผู้ใช้งานกรอกข้อมูล Budget ตามรายละเอียดด้านล่าง:

• Click Add Record to add Budget, specify Budget Code, Cost Center, and percent of total value to allocate to this budget.
• กดปุ่ม เพิ่มข้อมูล ที่มุมขวาบน เพื่อเพิ่มข้อมูลงบประมาณเลือกข้อมูล Budget Code, Cost Center และเปอร์เซ็นต์ที่ใช้จากงบประมาณนี้
• Repeat the above step for each budget code.
• หากใช้งบประมาณมากกว่าหนึ่ง ให้ทำซ้ำขั้นตอนด้านบนโดยเปลี่ยน Budget Code, Cost Center และเปอร์เซ็นต์ที่ต้องการ
• Total percent of all rows cannot exceed 100 percent
• โดยรวมทุกงบประมาณแล้วต้องไม่เกิน 100%
• After all budget is provided, click Confirm to close the popup
• หลังจากกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้วกดปุ่ม ยืนยัน เพื่อปิดหน้าต่างลง

Step 4: Provide Tax Breakup. Click on Action button “…” to open menu specific to the item and select the option “Tax Breakup”, a popup will open to select tax template, and users can provide the following details:
ขั้นตอน 4: กรอกข้อมูล Tax Breakup กดปุ่ม … จะแสดงเมนูขึ้นมาให้เลือก กด Tax Breakup ระบบจะเปิดหน้าต่างใหม่ให้ผู้ใช้งานเลือกการชำระภาษีตามรายละเอียดด้านล่าง:

• Select the tax template that is applicable for that item.
• เลือกแบบชำระภาษีที่เหมาะสมสำหรับรายการนั้น
• System will auto calculate the tax breakup and show it on the screen.
• กดปุ่ม คำนวนภาษี ระบบจะคำนวนตัวเลขภาษีแล้วแสดงผลลัพธ์บนหน้าจอ
• Instead of coming to the Tax Breakup popup, users can also select the Tax Template directly from the Line Item Edit screen.
• แทนที่การกดปุ่ม … แล้วมากรอกข้อมูลที่หน้าจอ Tax Breakup ผู้ใช้งานสามารถเลือกแบบภาษีได้ในขั้นตอนที่2 กรอกรายละเอียดวัสดุ

Repeat the Step 1, 2, 3 and 4 for each item to be added in the Line Item.
ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1, 2, 3 และ 4 ทุกวัสดุที่อยู่ในรายการ

Step 1: Click edit Terms. System will open a popup to edit the information of the terms. following information is required:
ขั้นตอน 1: แก้ไขข้อมูลเงื่อนไขการชำระเงินโดยกดปุ่มรูปดินสอที่มุมขวาบน ระบบจะเปิดหน้าต่างใหม่เพื่อให้แก้ไขและกรอกข้อมูล โดยมีข้อมูลที่ต้องการดังต่อไปนี้:

• Payment date, Credit Days, Payment Terms and Mode of Payment.
• เงื่อนไขการชำระเงิน, วิธีการชำระเงิน, ระยะเวลาเครดิต และวันที่ชำระเงิน
• After editing is done, click Confirm to close the popup.
• หลังจากกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้วกดปุ่ม ยืนยัน เพื่อปิดหน้าต่างลง

This section will show the following key information.
ในส่วนนี้จะแสดงข้อมูลหลักดังนี้

• Values: Total value of the transaction, including tax, discount, total payable.
• ค่า: รวมค่าของธุรกรรม, การคำนวนภาษี, ส่วนลด, รวมเงินที่จ่าย
• Transaction References: Document ID, Document Code, Document Date, Currency, Budget Used, any other Reference Document that this transaction refers to.
• เลขอ้างอิงธุรกรรม: เลขที่เอกสาร, รหัสเอกสาร, วันที่สร้างเอกสาร, สกุลเงิน, งบประมาณที่ใช้, หรือเลขที่อ้างอิงอื่นๆ ที่ธุรกรรมนี้อ้างอิงถึง
• Status of the document.
• สถานะเอกสาร, สถานะขั้นตอน

After all changes are done, it is necessary to Save the Document, by clicking the button “Save Document”, If this is new Document, system will assign the Document ID and Code after it is saved for the first time.
หลังจากดำเนินการทุกอย่างเสร็จสิ้นแล้ว จำเป็นที่จะต้องบันทึกเอกสาร โดยกดปุ่ม บันทึกเอกสาร ที่ด้านบน ถ้าเป็นเอกสารใหม่ระบบจะสร้างและให้เลขที่เอกสารใหม่และรหัสเอกสารใหม่ สำหรับการบันทึกเอกสารเป็นครั้งแรก

Step 1: After the document is saved, click on Add button in the Attachment section. This will open a popup for file selection.
ขั้นตอน 1: หลังจากบันทึกเอกสารแล้ว ให้กดปุ่ม + ที่มุมขวาในส่วนของเอกสารแนบ ระบบจะเปิดหน้าต่างใหม่ให้เพิ่มเอกสารที่จะแนบ
Users can select the file to attach or drag and drop the file on the popup
ผู้ใช้งานสามารถกดปุ่ม เลือกเอกสาร เพื่อหาเอกสารจากแฟ้มในเครื่องหรือย่อหน้าต่างแล้วลากเอกสารมาปล่อยที่หน้าต่างในบริเวณที่เขียนว่า “ลากแล้ววาง” ชื่อเอกสารแนบจะแสดงบนหน้าต่างหลังการโหลดข้อมูล

Step 2: Click confirm to close the popup.
ขั้นตอน 2: หลังจากเพิ่มเอกสารแนบแล้วกดปุ่ม ยืนยัน เพื่อปิดหน้าต่างลง

Note: Attachments can be added only after document is saved.
สามารถเพิ่มเอกสารแนบได้หลังจากทำการบันทึกเอกสารแล้วเท่านั้น
Note: At a time only one attachment can be uploaded.
สามารถแนบเอกสารได้ครั้งละหนึ่งเท่านั้น หากต้องการแนบเอกสารเพิ่มให้ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1 และ 2

To add comment click on Add button and provide the comment in the popup.
ขั้นตอน 1: กรอกคำอธิบาย โดยกดปุ่ม + ที่มุมขวาในส่วนของคำอธิบาย ระบบจะเปิดหน้าต่างใหม่ให้กรอกคำอธิบาย

ขั้นตอน 2: หลังจากกรอกคำอธิบายเสร็จแล้วกดปุ่ม ยืนยัน เพื่อปิดหน้าต่างลง
Note: Comments can be added at any time, even if the document status is pending or closed.
คำอธิบายสามารถกรอกเวลาไหนก็ได้ ไม่ว่าสถานะเอกสารปิดแล้วหรือกำลังดำเนินการ
Note: User can edit only their own comment, eg: User A cannot change comment of User B
ผู้ใช้งานสามารถเห็นคำอธิบายของทุกคนที่กรอกในเอกสาร แต่สามารถแก้ไขคำอธิบายของตนเองได้เท่านั้น ไม่สามารถแก้ไขคำอธิบายของคนอื่น

หลังจากบันทึกเอกสารเสร็จสิ้นแล้วให้กดปุ่ม ส่งอนุมัติ ที่ สถานะขั้นตอน ในส่วนของ สรุปข้อมูล สถานะขั้นตอนเอกสารจะเปลี่ยนจาก ส่งอนุมัติ เป็น รออนุมัติ