In this step item batch will be created and after successfully completing the QC, the system will update the inventory with the received quantity.
ในขั้นตอนนี้ระบบจะสร้างเลขที่ ชุดของวัสดุ ใหม่ที่ได้รับ ซึ่งจะถูกบันทึกข้อมูลและจำนวน เข้าระบบคลังสินค้าหลังจากผ่านขั้นตอน ควบคุมคุณภาพ เรียบร้อยแล้ว
Receipt will be in the same currency as PO, but it will save the cost of the items in 2 currencies. The PO currency and the Home Currency.
ใบเสร็จออกโดยใช้สกุลเงินตาม ใบสั่งซื้อ กรณีเป็นสกุลเงินอื่นระบบจะสร้างและบันทึกราคาสินค้าให้ทั้งสกุลเงินอื่นและแปลงเป็นสกุลเงินท้องถิ่นเพื่อให้สะดวกต่อการจัดการ

• For Full Receipt: Click on Purchase Order Menu and then open the Purchase Order for which Receipt - Vendor has to be created. Click on Document Actions and click on Receipt - Vendor.
  
• ออกใบเสร็จทั้งหมด: กดเมนู ใบสั่งซื้อ เลือกเลขที่ใบสั่งซื้อที่ต้องการสร้าง ใบเสร็จ ตรวจสอบว่าอนุมัติครบหมดแล้ว กดเมนู ดำเนินการเอกสาร ที่ด้านบน เลือก ใบเสร็จ
  
• For Partial Receipt: Click on Receipt - Vendor Menu and then click on Create New button, and then follow steps under Add/Edit Line Item section.
  
• ออกใบเสร็จบางส่วน: กดเมนู ใบเสร็จ จากนั้นกดปุ่ม สร้างใหม่ ที่มุมขวาบน แล้วทำตามขั้นตอนในส่วนของ เพิ่ม/แก้ไข รายการวัสดุ

• Header
• ส่วนหัว
• Line Items
• รายการวัสดุ
• Additional Info
• ข้อมูลเพิ่มเติม
• Payment Terms
• เงื่อนไขการชำระเงิน
• Summary
• สรุปข้อมูล
• Save Document
• บันทึกเอกสาร
• Attachment
• เอกสารแนบ
• Comments
• คำอธิบาย
• Submit to QC
• ส่งตรวจคุณภาพ

Header Details are automatically added from Purchase Order. You can edit them as required.
ข้อมูลส่วนหัวถูกดึงมาโดยอัตโนมัติจาก ใบสั่งซื้อ แต่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ตามที่ต้องการ

Provide the Purchase number from the supplier in column - Purchase No
กรอกข้อมูล เลขที่จัดซื้อ ที่ได้รับจากผู้จำหน่ายลงในช่อง - เลขที่จัดซื้อ

If it is a foreign currency GGRN, then provide the exchange rate. Exchange rate will automatically added but it can be changed as required.
ถ้าใบเสร็จเป็นสกุลเงินอื่นให้ใส่ข้อมูลอัตราแลกเปลี่ยนที่ใช้ เมื่อเลือกสกุลเงินอื่นระบบจะดึงข้อมูลอัตราแลกเปลี่ยนค่าเงินที่บันทึกไว้มาคำนวนและแสดงค่าโดยอัตโนมัติ แต่ผู้ใช้งานสามารถเปลี่ยนค่าได้ตามที่ต้องการ

Line Items are automatically added from Purchase Order. You can edit them as required.
ข้อมูลรายการวัสดุถูกดึงมาโดยอัตโนมัติจาก ใบสั่งซื้อ แต่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ตามที่ต้องการ

You can receive in partial by providing the items that were received along with the actual received quantity.
หากได้รับวัสดุมาไม่ครบ สามารถเลือกวัสดุและใส่จำนวนที่ได้รับจริงในระบบก่อนได้

eg: if the PO has 4 items and Item 1: 100 pc, Item 2: 50 pc, Item 3: 75pc, Item 4: 1 pc. But the GGRN can have just 3 items if only 3 were received, and it can have different quantity as per the actual received. eg: GGRN will have Item 1: 50 pc, Item 3: 20 pc, and Item 4: 1 pc - which means it is partial received and GGRN for remaining item can be created later when the balance items have arrived.
ตัวอย่าง: ใบสั่งซื้อมี 4 รายการ ดังนี้ วัสดุ1: 100ชิ้น, วัสดุ2: 50ชิ้น, วัสดุ3: 75ชิ้น, วัสดุ4: 1ชิ้น แต่ได้รับแค่ 3 รายการ ซึ่งจำนวนที่ได้รับก็อาจจะไม่ครบเหมือนกัน เช่น วัสดุ1: 50ชิ้น, วัสดุ2: 0ชิ้น, วัสดุ3: 20ชิ้น, วัสดุ4: 1ชิ้น ในกรณีนี้ผู้ใช้งานสามารถออกใบเสร็จให้ก่อนตามรายการที่ได้รับจริงมาบางส่วน หลังจากที่ได้รับวัสดุที่เหลือครบแล้วผู้ใช้งานสามารถเข้าไปออกใบเสร็จในส่วนที่เหลือของใบสั่งซื้อได้อีกครั้ง โดยสามารถตรวจสอบได้จากสัญลักษณ์ สถานะเอกสาร ว่าได้รับครบแล้วหรือได้รับบางส่วน

In case of Partial Receipt, add Line Items using the following steps:
กรณีออกใบเสร็จบางส่วน เพิ่มรายการวัสดุตามขั้นตอนดังนี้:

• In Line Items section, click on Purchase Order.
• ในส่วนของรายการวัสดุ กดปุ่ม ใบสั่งซื้อ ที่อยู่ด้านขวาของกล่องข้อความ จะเปิดหน้าต่างใหม่ขึ้นมา
• In the From Doc ID / Code field, add the Document Id / Document Code of the PO from which Line Item(s) to be added. Then click on Get Items button.
• กรอกข้อมูลในช่อง จากเอกสารเลขที่ /รหัส โดยใช้ เลขที่เอกสาร /รหัสเอกสาร ของใบสั่งซื้อ จากนั้นกดปุ่ม ดึงข้อมูล
• A list of Line Items of that PO is displayed. Click on the checkbox of the items to be added.
• รายการวัสดุทั้งหมดในใบสั่งซื้อนั้นจะถูกดึงมาแสดง กดเลือกวัสดุที่ได้รับเพื่อออกใบเสร็จ.
• Click on Confirm to add the selected Items.
• กดปุ่ม ยืนยัน เพื่อเพิ่มวัสดุที่เลือก

Quantity will be automatically added from PO, but make sure the Quantity Received matches the Actual Quantity.
จำนวนวัสดุที่สั่งซื้อถูกดึงมาจากใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ ตรวจสอบตัวเลขจำนวนที่ซื้อกับได้รับให้ถูกต้อง

Payment Terms are automatically added from Purchase Order. You can edit them as required.

To Edit Payment Terms, click edit Terms. System will open a popup to edit the information of the terms. following information is required:

• Payment date, Credit Days, Payment Terms and Mode of Payment
• After editing is done, click Confirm to close the popup.

This section will show the following key information

• Values: Total value of the transaction, including tax, discount, total payable
• Transaction References: Document ID, Document Code, Document Date, Currency, Budget Used, any other Reference Document that this transaction refers to
• Status of the document

After all changes are done, it is necessary to Save the Document, by clicking the button “Save Document”, If this is new Document, system will assign the Document ID and Code after it is saved for the first time.

Note:

• For documents with currency other than Home currency, system will save the cost of the items in 2 currencies - the PO currency and the Home currency.
• Creating GGRN will change the PO status to either Fully Supplied or Part Supplied

Attachments from PO will be automatically added. These cannot be removed.

Note: Attachments can be added only after document is saved.

Step 1: After the document is saved, click on Add button in the Attachment section. This will open a popup for file selection.

Users can select the file to attach or drag and drop the file on the popup

Step 2: Click confirm to close the popup

Note: At a time only one attachment can be uploaded.

Note: Comments can be added at any time, even if the document status is pending or closed.

To add comment click on Add button and provide the comment in the popup.

Note: User can edit only their own comment, eg: User A cannot change comment of User B

After Document is Saved, click on Document Actions and then click on Submit to QC, to send the received items for QC.

The received items will be added in the inventory only if QC is Approved.

If QC is Rejected, the GGRN will be closed and inventory will not be updated. In this case, a new GGRN will have to be created.