• One PO for one PR: Click on Purchase Request Menu and then open the Purchase Request for which Purchase Order has to be created. Click on Document Actions and click on Purchase Order.
• หนึ่ง PO มีหนึ่ง PR: เลือกเมนู ใบขอซื้อ แล้วสร้างใบขอซื้อจนเสร็จ จากนั้นสร้าง ใบสั่งซื้อ โดยกดปุ่ม ดำเนินการเอกสาร และกดเลือก ใบสั่งซื้อ
• One PO for Multiple PR: Click on Purchase Order Menu and then click on Create New button, and then follow steps under Add/Edit Line Item section.
• หนึ่ง PO มีหลาย PR: เลือกเมนู ใบสั่งซื้อ แล้วกดปุ่ม สร้างใหม่ ที่มุมขวาบน และทำตามขั้นตอนต่อไปในส่วนของ เพิ่ม/แก้ไข รายการวัสดุ

• Header
• ส่วนหัว
• Line Items
• รายการวัสดุ
  • For Each item further information that is required are as follows:
  • สำหรับแต่ละรายการ มีข้อมูลเพิ่มเติมที่จำเป็นต้องกรอกดังต่อไปนี้:
  • Budget Breakup
  • Tax Breakup
• Additional Info
• ข้อมูลเพิ่มเติม
• Payment Terms
• เงื่อนไขการชำระเงิน
• Summary
• สรุปข้อมูล
• Save Document
• บันทึกเอกสาร
• Attachment
• เอกสารแนบ
• Comments
• คำอธิบาย
• Approval
• การอนุมัติ

Header Details are automatically added from Purchase Request. Header details can be edited using the following steps:
ข้อมูลรายละเอียดส่วนหัวถูกดึงมาโดยอัตโนมัติจาก ใบขอซื้อ แต่สามารถแก้ไขข้อมูลตามขั้นตอนด้านล่าง:

Step 1: Click edit Header. System will open a popup to edit the information of the header. following information is required:
ขั้นตอน 1: แก้ไขข้อมูลส่วนหัวโดยกดปุ่มรูปดินสอที่มุมขวาบน ระบบจะเปิดหน้าต่างใหม่เพื่อให้แก้ไขและกรอกข้อมูล โดยมีข้อมูลที่ต้องการดังต่อไปนี้:

• Supplier Name: Select the supplier for the item.
• ชื่อผู้จำหน่าย: เลือกผู้จำหน่ายวัสดุที่ต้องการ
• Currency: Provide the currency of the purchase, by default system will show local currency.
• สกุลเงิน: เลือกสกุลเงินของการจัดซื้อ โดยค่าตั้งต้นระบบจะใช้สกุลเงินท้องถิ่น
• Required by Date: Specify the date by when the items are required, this will help purchase department to make priority to complete your purchase.
• ต้องการ วันที่: ระบุวันที่ที่ต้องการวัสดุ เพื่อช่วยให้แผนกจัดซื้อจัดลำดับความสำคัญในการสั่งซื้อได้ทันตามความต้องการ
• Incharge User or Requested by: This is the person who wants the item, by default system will set the name of the person creating the purchase request.
• ชื่อผู้ขอ: ชื่อผู้ที่ต้องการวัสดุ โดยค่าตั้งต้นระบบจะใช้ชื่อผู้สร้างใบคำขอซื้อ
• Comments: Any comments that will help make the purchase.
• คำอธิบาย: กรอกคำอธิบายเพิ่มเติมเพื่อช่วยในการจัดซื้อ

Step 2: After the information that is required is keyed in, click on the Confirm button to close the popup.
ขั้นตอน 2: หลังจากกรอกข้อมูลที่จำเป็นเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม ยืนยัน เพื่อบันทึกข้อมูลและปิดหน้าต่างนี้

One PO for one PR: Following will be automatically added from PR:
หนึ่ง PO มีหนึ่ง PR: ข้อมูลที่ถูกดึงมาโดยอัตโนมัติจาก ใบขอซื้อ มีดังนี้:

• Line Items
• รายการวัสดุ
• Budget Breakup
• Tax Breakup

One PO for Multiple PR: Add/Edit Line Items using the following steps:
หนึ่ง PO มีหลาย PR: เพิ่ม /แก้ไข รายการวัสดุตามขั้นตอนต่อไปนี้:

Step 1: Add line item: To add Line Items follow the below steps:
ขั้นตอน 1: เพิ่มรายการวัสดุ: เพิ่มรายการวัสดุตามขั้นตอนต่อไปนี้:

• In Line Items section, click on Purchase Request.
• ในส่วนของรายการวัสดุ กดปุ่ม ใบขอซื้อ ที่อยู่ด้านขวาของกล่องข้อความ จะเปิดหน้าต่างใหม่ขึ้นมา
• In the From Doc ID / Code field, add the Document Id / Document Code of the PR from which Line Item(s) to be added. Then click on Get Items button.
• กรอกข้อมูลในช่อง จากเอกสารเลขที่ /รหัส โดยใช้ เลขที่เอกสาร /รหัสเอกสาร ของใบขอซื้อ จากนั้นกดปุ่ม ดึงข้อมูล
• A list of Line Items of that PR is displayed. Click on the checkbox of the items to be added.
• รายการวัสดุทั้งหมดในใบขอซื้อนั้นจะถูกดึงมาแสดง กดเลือกวัสดุที่ต้องการสั่งซื้อ.
• Click on Confirm to add the selected Items.
• กดปุ่ม ยืนยัน เพื่อเพิ่มวัสดุที่เลือก

Step 2: Item Details will be automatically added from PR. You can edit them if required. Step 2: Item Details will be automatically added from PR. You can edit them if required.

To edit item details, you can click on Edit button for that item, system will open a popup, and users can provide the following details:

• Quantity, Cost, Discount, Tax
• Comments, Reference Code, etc.
• After editing is done, click Confirm to close the popup.

Step 3: Budget Breakup will be automatically added from PR. You can edit them if required.

To edit Budget Breakup, click on Action button “…” to open menu specific to the item and select the option “Budget Breakup”, a popup will open to provide budget details, and users can provide the following details:

• Click Add Record to add Budget, specify Budget Code, Cost Center, and percent of total value to allocate to this budget.
• Repeat the above step for each budget code
• Total percent of all rows cannot exceed 100 percent
• After all budget is provided, click Confirm to close the popup

Step 4: Tax Breakup will be automatically added from PR. You can edit them if required.

To edit Tax Breakup, click on Action button “…” to open menu specific to the item and select the option “Tax Breakup”, a popup will open to select tax template, and users can provide the following details:

• Select the tax template that is applicable for that item.
• System will auto calculate the tax breakup and show it on the screen
• Instead of coming to the Tax Breakup popup, users can also select the Tax Template directly from the Line Item Edit screen.

To add Items from multiple PO, repeat the Step 1, 2, 3 and 4.

Step 1: Payment Terms will be automatically added from PO. You can edit them if required.

To Edit Payment Terms, click edit Terms. System will open a popup to edit the information of the terms. following information is required:

• Payment date, Credit Days, Payment Terms and Mode of Payment
• After editing is done, click Confirm to close the popup.

This section will show the following key information

• Values: Total value of the transaction, including tax, discount, total payable
• Transaction References: Document ID, Document Code, Document Date, Currency, Budget Used, any other Reference Document that this transaction refers to
• Status of the document

After all changes are done, it is necessary to Save the Document, by clicking the button “Save Document”, If this is new Document, system will assign the Document ID and Code after it is saved for the first time.

Note: Creating PO will change the PR status to either All PO Created or Part PO Created

Attachments from PR will be automatically added. These cannot be removed.

Note: Attachments can be added only after document is saved.

Step 1: After the document is saved, click on Add button in the Attachment section. This will open a popup for file selection.

Users can select the file to attach or drag and drop the file on the popup

Step 2: Click confirm to close the popup

Note: At a time only one attachment can be uploaded.

Note: Comments can be added at any time, even if the document status is pending or closed.

To add comment click on Add button and provide the comment in the popup.

Note: User can edit only their own comment, eg: User A cannot change comment of User B

After document is saved, click on Submit for Approval.

To complete the approval process use the following steps:

• In Purchase Order Menu click on Pending My Approval tab. The PO with approval pending by that user are listed.
• Open the PO that is to be approved.
• Place cursor on Review Status, approval list is shown. Click on ✔ to approve PO and click on ✘ to reject PO.