• หนึ่งใบสั่งซื้อหนึ่งใบขอซื้อ: เลือกเมนูใบขอซื้อ เปิดรายการที่ต้องการสร้างใบสั่งซื้อ กดปุ่ม ดำเนินการเอกสาร จะแสดงเมนูขึ้นมาให้กดเลือกใบสั่งซื้อ
• หนึ่งใบสั่งซื้อหลายใบขอซื้อ: เลือกเมนูใบสั่งซื้อ แล้วกดปุ่มสร้างใหม่ ที่มุมขวาบน และทำตามขั้นตอนต่อไปในส่วนของเพิ่ม/แก้ไข รายการวัสดุ

• ส่วนหัว
• รายการวัสดุ
  • สำหรับแต่ละรายการ มีข้อมูลเพิ่มเติมที่จำเป็นต้องกรอกดังนี้:
  • รหัสงบประมาณ
  • การคิดภาษี
• ข้อมูลเพิ่มเติม
• เงื่อนไขการชำระเงิน
• สรุปข้อมูล
• บันทึกเอกสาร
• เอกสารแนบ
• คำอธิบาย
• การอนุมัติ

ข้อมูลส่วนหัวถูกดึงมาโดยอัตโนมัติจาก ใบขอซื้อ แต่สามารถแก้ไขข้อมูลตามขั้นตอนด้านล่าง:

ขั้นตอน 1: แก้ไขข้อมูลส่วนหัวโดยกดปุ่มรูปดินสอที่มุมขวาบน จะเปิดหน้าต่างใหม่เพื่อให้แก้ไขและกรอกข้อมูล โดยมีข้อมูลที่ต้องการดังนี้:

• ชื่อผู้จำหน่าย: เลือกผู้จำหน่ายวัสดุที่ต้องการ
• สกุลเงิน: เลือกสกุลเงินของการจัดซื้อ โดยค่าตั้งต้นระบบจะใช้สกุลเงินท้องถิ่น
• วันที่ต้องการ: ระบุวันที่ที่ต้องการวัสดุ เพื่อช่วยให้แผนกจัดซื้อจัดลำดับความสำคัญในการสั่งซื้อได้ทันตามความต้องการ
• ชื่อผู้ขอ: ชื่อผู้ที่ขอซื้อวัสดุ โดยค่าตั้งต้นจะใช้ชื่อผู้สร้างใบคำขอซื้อ
• ชื่อผู้เก็บเงิน: เลือกชื่อผู้เก็บเงิน ถ้าชื่อไม่ตรงกับผู้จำหน่าย
• ที่อยู่ผู้เก็บเงิน: กรอกที่อยู่ผู้เก็บเงิน ถ้าที่อยู่ไม่ตรงกับผู้จำหน่าย
• ชื่อผู้ส่ง: เลือกชื่อผู้ส่ง ถ้าชื่อไม่ตรงกับผู้จำหน่าย
• ที่อยู่ผู้ส่ง: กรอกที่อยู่ผู้ส่ง ถ้าที่อยู่ไม่ตรงกับผู้จำหน่าย
• คำอธิบาย: กรอกคำอธิบายเพิ่มเติมเพื่อช่วยในการจัดซื้อ

ขั้นตอน 2: หลังจากกรอกข้อมูลที่จำเป็นเรียบร้อยแล้ว กดปุ่มยืนยัน เพื่อบันทึกข้อมูลและปิดหน้าต่างลง

หนึ่งใบสั่งซื้อหนึ่งใบขอซื้อ: ข้อมูลที่ถูกดึงมาโดยอัตโนมัติจาก ใบขอซื้อ มีดังนี้:

• รายการวัสดุ
• รหัสงบประมาณ
• การคิดภาษี

หนึ่งใบสั่งซื้อหลายใบขอซื้อ: เพิ่ม /แก้ไข รายการวัสดุตามขั้นตอนดังนี้:

ขั้นตอน 1: เพิ่มรายการวัสดุ: เพิ่มรายการวัสดุตามขั้นตอนดังนี้:

• ในส่วนของรายการวัสดุ กดปุ่ม ใบขอซื้อ ที่อยู่ด้านขวาของกล่องข้อความ จะเปิดหน้าต่างใหม่ขึ้นมา
• กรอกข้อมูลในช่อง จากเอกสารเลขที่ /รหัส โดยใช้ เลขที่เอกสาร /รหัสเอกสาร ของใบขอซื้อ จากนั้นกดปุ่ม ดึงข้อมูล
• รายการวัสดุทั้งหมดในใบขอซื้อนั้นจะถูกดึงมาแสดง กดเลือกวัสดุที่ต้องการสั่งซื้อ
• กดปุ่ม ยืนยัน เพื่อเพิ่มวัสดุที่เลือก

ขั้นตอน 2: ข้อมูลวัสดุจะถูกดึงมาโดยอัตโนมัติจากใบขอซื้อ แต่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ถ้าต้องการ

แก้ไขข้อมูลวัสดุโดยกดปุ่ม แก้ไข รูปดินสอที่ปรากฎในวัสดุนั้น ระบบจะเปิดหน้าต่างใหม่ให้ผู้ใช้งานกรอกหรือแก้ไขข้อมูลตามรายละเอียดด้านล่าง:

• จำนวน, ราคา, ส่วนลด, ภาษี
• คำอธิบาย, เลขที่อ้างอิง, อื่นๆ
• หลังจากแก้ไขข้อมูลเสร็จสิ้น กดปุ่ม ยืนยัน เพื่อบันทึกข้อมูลและปิดหน้าต่างลง

ขั้นตอน 3: ข้อมูลงบประมาณจะถูกดึงมาโดยอัตโนมัติจากใบขอซื้อ แต่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ถ้าต้องการ

แก้ไขข้อมูลงบประมาณ กดปุ่ม … จะแสดงเมนูขึ้นมา ให้กดเลือก รหัสงบประมาณ จะเปิดหน้าต่างใหม่ให้กรอกข้อมูลงบประมาณที่ใช้ ตามรายละเอียดด้านล่าง:

• กดปุ่ม เพิ่มข้อมูล ที่มุมขวาบน เพื่อเพิ่มข้อมูลงบประมาณ เลือกข้อมูล Budget Code, Cost Center และเปอร์เซ็นต์ที่ใช้จากงบประมาณนี้
• หากใช้งบประมาณมากกว่าหนึ่ง ให้ทำซ้ำขั้นตอนด้านบน แล้วเลือก Budget Code, Cost Center และเปอร์เซ็นต์ที่ต้องการ
• โดยรวมทุกงบประมาณแล้วต้องไม่เกิน 100%
• หลังจากกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้วกดปุ่ม ยืนยัน เพื่อปิดหน้าต่างลง

ขั้นตอน 4: ข้อมูลภาษีจะถูกดึงมาโดยอัตโนมัติจากใบขอซื้อ แต่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ถ้าต้องการ

แก้ไขข้อมูลภาษี กดปุ่ม … จะแสดงเมนูขึ้นมา ให้เลือกกด การคิดภาษี จะเปิดหน้าต่างใหม่ให้ผู้ใช้งานเลือกรูปแบบภาษีตามรายละเอียดด้านล่าง:

• เลือกรูปแบบภาษีที่เหมาะสมสำหรับรายการนั้น.
• กดปุ่ม คำนวนภาษี ระบบจะคำนวนตัวเลขภาษีแล้วแสดงผลลัพธ์บนหน้าจอ
• แทนที่การกดปุ่ม … แล้วมากรอกข้อมูลที่หน้าจอ การคิดภาษี ผู้ใช้งานสามารถเลือกแบบภาษีได้ในขั้นตอนที่2 แก้ไขข้อมูลวัสดุ

ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1, 2, 3 และ 4 เพื่อเพิ่มใบขอซื้อในใบสั่งซื้อ

ขั้นตอน 1: เงื่อนไขการชำระเงินจะถูกดึงมาโดยอัตโนมัติจากใบขอซื้อ แต่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ถ้าต้องการ

แก้ไขข้อมูลเงื่อนไขการชำระเงิน กดปุ่มรูปดินสอที่มุมขวาบน จะเปิดหน้าต่างใหม่เพื่อให้แก้ไขและกรอกข้อมูล โดยมีข้อมูลที่ต้องการดังนี้:

• เงื่อนไขการชำระเงิน, วิธีการชำระเงิน, ระยะเวลาเครดิต และวันที่ชำระเงิน
• หลังจากกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้วกดปุ่ม ยืนยัน เพื่อปิดหน้าต่างลง

ในส่วนนี้จะแสดงข้อมูลหลักดังนี้

• ค่า: ผลรวมค่าของธุรกรรม, การคำนวนภาษี, ส่วนลด, รวมเงินที่ต้องจ่าย
• เลขอ้างอิงธุรกรรม: เลขที่เอกสาร, รหัสเอกสาร, วันที่สร้างเอกสาร, สกุลเงิน, งบประมาณที่ใช้, หรือเลขที่อ้างอิงอื่นๆ ที่ธุรกรรมนี้อ้างอิงถึง
• สถานะเอกสาร, สถานะขั้นตอน

หลังจากดำเนินการทุกอย่างเสร็จสิ้นแล้ว จำเป็นที่จะต้องบันทึกเอกสาร โดยกดปุ่ม บันทึกเอกสาร ที่ด้านบน ถ้าเป็นเอกสารใหม่ระบบจะสร้างและให้เลขที่เอกสารใหม่และรหัสเอกสารใหม่ สำหรับการบันทึกเอกสารเป็นครั้งแรก

ข้อสังเกตุ: เมื่อใบสั่งซื้อถูกสร้างสถานะของใบขอซื้อจะเปลี่ยนไป ซึ่งแสดงว่าวัสดุทั้งหมดถูกสร้างใบสั่งซื้อแล้วหรือถูกสร้างใบสั่งซื้อไปบางส่วน

เอกสารแนบจะถูกดึงมาโดยอัตโนมัติจากใบขอซื้อ ไม่สามารถแก้ไขได้

ขั้นตอน 1: หลังจากบันทึกเอกสารแล้ว ให้กดปุ่ม + ที่มุมขวาในส่วนของเอกสารแนบ จะเปิดหน้าต่างใหม่ให้เพิ่มเอกสารที่จะแนบ

สามารถกดปุ่ม เลือกเอกสาร เพื่อหาเอกสารจากแฟ้มในเครื่องหรือย่อหน้าต่างแล้วลากเอกสารมาปล่อยที่หน้าต่างในบริเวณที่เขียนว่า “ลากแล้ววาง” ชื่อเอกสารแนบจะแสดงบนหน้าต่างหลังการโหลดข้อมูล

ขั้นตอน 2: หลังจากเพิ่มเอกสารแนบแล้วกดปุ่ม ยืนยัน เพื่อปิดหน้าต่างลง

ข้อสังเกตุ:

• สามารถเพิ่มเอกสารแนบได้หลังจากทำการบันทึกเอกสารแล้วเท่านั้น
• สามารถแนบเอกสารได้ครั้งละหนึ่งเท่านั้น หากต้องการแนบเอกสารเพิ่มให้ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1 และ 2

ขั้นตอน 1: กรอกคำอธิบาย โดยกดปุ่ม + ที่มุมขวาในส่วนของคำอธิบาย จะเปิดหน้าต่างใหม่ให้กรอกคำอธิบาย

ขั้นตอน 2: หลังจากกรอกคำอธิบายเสร็จแล้วกดปุ่ม ยืนยัน เพื่อปิดหน้าต่างลง

ข้อสังเกตุ:

• คำอธิบายสามารถกรอกเวลาไหนก็ได้ ไม่ว่าสถานะเอกสารปิดแล้วหรือกำลังดำเนินการ
• ผู้ใช้งานสามารถเห็นคำอธิบายของทุกคนที่กรอกในเอกสาร แต่สามารถแก้ไขคำอธิบายของตนเองได้เท่านั้น ไม่สามารถแก้ไขคำอธิบายของคนอื่น

หลังจากบันทึกเอกสารเสร็จสิ้นแล้วให้กดปุ่ม ส่งอนุมัติ ที่สถานะในส่วน สรุปข้อมูล สถานะขั้นตอนเอกสารจะเปลี่ยนจาก ส่งอนุมัติ เป็น รออนุมัติ

ขั้นตอนการอนมุติใบสั่งซื้อโดยผู้มีอำนาจอนุมัติมีดังนี้:

• เข้าเมนู ใบสั่งซื้อ กดเลือกแถบที่สอง กำลังรออนุมัติ จะแสดงรายการ ใบสั่งซื้อ ทั้งหมดที่รอการตรวจสอบและอนุมัติอยู่
• กดเลือก ใบสั่งซื้อ ที่ต้องการอนุมัติ. เมื่อเปิดขึ้นมาแล้ว ให้ดูที่ สถานะขั้นตอน ในส่วนของ สรุปข้อมูล ที่ด้านขวา
• กดปุ่ม รออนุมัติ ที่ด้านข้าง สถานะขั้นตอน จะแสดงสถานะและรายชื่อผู้มีอำนาจอนุมัติ ตามขั้นตอนโดยเริ่มจาก หัวหน้าแผนก, ผู้ควบคุมงบ, คุณแววตา และ คุณนิกกี้ ตามลำดับ สำหรับผู้มีอำนาจอนุมัติจะเห็นเครื่องหมาย ✔ เพื่อกดอนุมัติ และเครื่องหมาย ✘ เพื่อกดปฎิเสธ ใบสั่งซื้อ