สร้างใบรับวัสดุ(GGRN)

ขั้นตอนนี้จะสร้างเลขที่ใหม่สำหรับวัสดุที่ได้รับ ซึ่งจะบันทึกข้อมูลและจำนวน เข้าระบบคลังวัสดุหลังจากผ่านขั้นตอน ควบคุมคุณภาพ เรียบร้อยแล้ว
ใบรับวัสดุออกโดยใช้สกุลเงินตามใบสั่งซื้อ กรณีเป็นสกุลเงินอื่นระบบจะสร้างและบันทึกราคาให้ทั้งสกุลเงินที่ชำระและแปลงเป็นสกุลเงินท้องถิ่นเพื่อให้สะดวกต่อการจัดการ

• สร้างใบรับวัสดุทั้งหมด: กดเมนูใบสั่งซื้อ เลือกเลขที่ใบสั่งซื้อที่ต้องการสร้างใบรับวัสดุ ตรวจสอบว่าอนุมัติครบหมดแล้ว กดเมนูดำเนินการเอกสาร ที่ด้านบน เลือกใบรับวัสดุ
  
• สร้างใบรับวัสดุบางส่วน: กดเมนูใบรับวัสดุ จากนั้นกดปุ่มสร้างใหม่ ที่มุมขวาบน แล้วทำตามขั้นตอนในส่วนของ เพิ่ม/แก้ไข รายการวัสดุ

• ส่วนหัว
• รายการวัสดุ
• ข้อมูลเพิ่มเติม
• เงื่อนไขการชำระเงิน
• สรุปข้อมูล
• บันทึกเอกสาร
• เอกสารแนบ
• คำอธิบาย
• ส่งตรวจคุณภาพ

ข้อมูลส่วนหัวถูกดึงมาโดยอัตโนมัติจาก ใบสั่งซื้อ แต่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ตามที่ต้องการ

กรอกเลขที่จัดซื้อ ที่ได้รับจากผู้จำหน่ายลงในช่อง - เลขที่จัดซื้อ

ถ้าใบรับวัสดุเป็นสกุลเงินอื่นให้ใส่ข้อมูลอัตราแลกเปลี่ยนที่ใช้ เมื่อเลือกสกุลเงินอื่นระบบจะดึงข้อมูลอัตราแลกเปลี่ยนค่าเงินที่บันทึกไว้มาแสดงและคำนวนค่าโดยอัตโนมัติ แต่ผู้ใช้งานสามารถเปลี่ยนค่าเงินได้ตามที่ต้องการ

ข้อมูลรายการวัสดุถูกดึงมาโดยอัตโนมัติจาก ใบสั่งซื้อ แต่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ตามต้องการ โดยกดปุ่มรูปดินสอ ที่ปรากฎในวัสดุนั้น จะเปิดหน้าต่างใหม่ให้ผู้ใช้งานกรอกหรือแก้ไขข้อมูลตามรายละเอียดด้านล่าง:

• จำนวน, คำอธิบาย, เลขที่อ้างอิง, อื่นๆ
• หลังจากแก้ไขข้อมูลเสร็จสิ้น กดปุ่มยืนยัน เพื่อบันทึกข้อมูลและปิดหน้าต่างลง

หากได้รับวัสดุมายังไม่ครบ สามารถเลือกวัสดุและใส่จำนวนที่ได้รับจริงในระบบก่อนได้

ตัวอย่าง: ใบสั่งซื้อมี 4 รายการ ดังนี้ วัสดุ1: 100ชิ้น, วัสดุ2: 50ชิ้น, วัสดุ3: 75ชิ้น, วัสดุ4: 1ชิ้น แต่ได้รับแค่ 3 รายการ ซึ่งจำนวนที่ได้รับก็อาจจะไม่ครบเหมือนกัน เช่น วัสดุ1: 50ชิ้น, วัสดุ2: 0ชิ้น, วัสดุ3: 20ชิ้น, วัสดุ4: 1ชิ้น ในกรณีนี้ผู้ใช้งานสามารถออกใบรับวัสดุให้ก่อนตามรายการที่ได้รับจริงมาบางส่วน หลังจากที่ได้รับวัสดุที่เหลือครบแล้วผู้ใช้งานสามารถเข้าไปออกใบรับวัสดุในส่วนที่เหลือของใบสั่งซื้อได้อีกครั้ง โดยสามารถตรวจสอบได้จากสัญลักษณ์ สถานะเอกสาร ว่าได้รับครบแล้วหรือได้รับบางส่วน

กรณีออกใบรับวัสดุบางส่วน เพิ่มรายการวัสดุตามขั้นตอนดังนี้:

• ในส่วนของรายการวัสดุ กดปุ่ม ใบสั่งซื้อ ที่ด้านขวาของกล่องข้อความ จะเปิดหน้าต่างใหม่ขึ้นมา
• กรอกข้อมูลในช่อง จากเอกสารเลขที่ /รหัส โดยใช้ เลขที่เอกสาร /รหัสเอกสาร ของใบสั่งซื้อ จากนั้นกดปุ่ม ดึงข้อมูล
• รายการวัสดุทั้งหมดในใบสั่งซื้อนั้นจะถูกดึงมาแสดง กดเลือกวัสดุที่ได้รับเพื่อออกใบรับวัสดุ.
• กดปุ่ม ยืนยัน เพื่อเพิ่มวัสดุที่เลือก

จำนวนวัสดุที่สั่งซื้อถูกดึงมาจากใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ ตรวจสอบตัวเลขจำนวนที่ซื้อกับได้รับให้ถูกต้อง

เงื่อนไขการชำระเงินจะถูกดึงมาโดยอัตโนมัติจากใบสั่งซื้อ แต่สามารถแก้ไขข้อมูลได้ถ้าต้องการ

แก้ไขข้อมูลเงื่อนไขการชำระเงิน กดปุ่มรูปดินสอที่มุมขวาบน ระบบจะเปิดหน้าต่างใหม่เพื่อให้แก้ไขและกรอกข้อมูล โดยมีข้อมูลที่ต้องการดังนี้:

• เงื่อนไขการชำระเงิน, วิธีการชำระเงิน, ระยะเวลาเครดิต และวันที่ชำระเงิน
• หลังจากกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้วกดปุ่ม ยืนยัน เพื่อปิดหน้าต่างลง

ในส่วนนี้จะแสดงข้อมูลหลักดังนี้

• ค่า: ผลรวมของธุรกรรม, การคำนวนภาษี, ส่วนลด, รวมเงินที่จ่าย
• เลขอ้างอิงธุรกรรม: เลขที่เอกสาร, รหัสเอกสาร, วันที่สร้างเอกสาร, สกุลเงิน, งบประมาณที่ใช้, หรือเลขที่อ้างอิงอื่นๆ ที่ธุรกรรมนี้อ้างอิงถึง
• สถานะเอกสาร, สถานะขั้นตอน

หลังจากดำเนินการทุกอย่างเสร็จสิ้นแล้ว จำเป็นที่จะต้องบันทึกเอกสาร โดยกดปุ่ม บันทึกเอกสาร ที่ด้านบน ถ้าเป็นเอกสารใหม่ระบบจะสร้างและให้เลขที่เอกสารใหม่และรหัสเอกสารใหม่ สำหรับการบันทึกเอกสารเป็นครั้งแรก

ข้อสังเกตุ:

• สกุลเงินอื่นที่ไม่ใช่สกุลเงินท้องถิ่น ระบบจะทำถามบันทึกราคาวัสดุแยกเป็น 2 สกุลเงินคือสกุลเงินตามใบสังซื้อและสกุลเงินท้องถิ่นเพื่อให้สะดวกต่อการจัดการ
• เมื่อออกใบรับวัสดุแล้วสถานะเอกสารของใบสั่งซื้อจะเปลี่ยนได้ 2แบบดังนี้ ได้รับทั้งหมด หรือ ได้รับบางส่วน

เอกสารแนบจะถูกดึงมาโดยอัตโนมัติจากใบสั่งซื้อ ไม่สามารถแก้ไขได้

ขั้นตอน 1: หลังจากบันทึกเอกสารแล้ว ให้กดปุ่ม + ที่มุมขวาในส่วนของเอกสารแนบ ระบบจะเปิดหน้าต่างใหม่ให้เพิ่มเอกสารที่จะแนบ

ผู้ใช้งานสามารถกดปุ่ม เลือกเอกสาร เพื่อหาเอกสารจากแฟ้มในเครื่องหรือย่อหน้าต่างแล้วลากเอกสารมาปล่อยที่หน้าต่างในบริเวณที่เขียนว่า “ลากแล้ววาง” ชื่อเอกสารแนบจะแสดงบนหน้าต่างหลังการโหลดข้อมูล

ขั้นตอน 2: หลังจากเพิ่มเอกสารแนบแล้วกดปุ่ม ยืนยัน เพื่อปิดหน้าต่างลง

ข้อสังเกตุ:

• สามารถเพิ่มเอกสารแนบได้หลังจากทำการบันทึกเอกสารแล้วเท่านั้น
• สามารถแนบเอกสารได้ครั้งละหนึ่งเท่านั้น หากต้องการแนบเอกสารเพิ่มให้ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1 และ 2

ขั้นตอน 1: กรอกคำอธิบาย โดยกดปุ่ม + ที่มุมขวาในส่วนของคำอธิบาย ระบบจะเปิดหน้าต่างใหม่ให้กรอกคำอธิบาย

ขั้นตอน 2: หลังจากกรอกคำอธิบายเสร็จแล้วกดปุ่ม ยืนยัน เพื่อปิดหน้าต่างลง

ข้อสังเกตุ:

• คำอธิบายสามารถกรอกเวลาไหนก็ได้ ไม่ว่าสถานะเอกสารปิดแล้วหรือกำลังดำเนินการ
• ผู้ใช้งานสามารถเห็นคำอธิบายของทุกคนที่กรอกในเอกสาร แต่สามารถแก้ไขคำอธิบายของตนเองได้เท่านั้น ไม่สามารถแก้ไขคำอธิบายของคนอื่น

หลังจากบันทึกเอกสารเสร็จสิ้นแล้ว ให้กดปุ่ม ดำเนินการเอกสาร ที่ด้านบนแล้วเลือก ส่งตรวจคุณภาพ เพื่อส่งรายการวัสดุที่ได้รับไปตรวจคุณภาพตามขั้นตอนต่อไป

ชุดของวัสดุที่ได้รับมาจะถูกบันทึกเข้าคลังสินค้าหลังจากผ่านการตรวจคุณภาพแล้วเท่านั้น

ถ้าไม่ผ่านการตรวจคุณภาพ สถานะเอกสารใบเสร็จจะเปลี่ยนเป็น ปิด และชุดของวัสดุนั้นจะไม่ถูกบันทึกในคลังสินค้า ซึ่งต้องตรวจสอบแล้วทำการสร้างใบเสร็จใหม่เพื่อส่งตรวจคุณภาพอีกครั้ง